Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung in diesem Portal ist: Zweiklang Event & Marketing, Luca Reifferscheid, Immermannstraße 30, 40210 Düsseldorf, Telefon: +49 (0) 172 70 97 556, E-Mail: Info@zweiklang-events.de

2. Zweck des Portals

„TOGG Events“ ist ein geschlossenes Portal für die Zusammenarbeit mit unserem Kunden und beauftragten externen Mitarbeitern. Es dient der Planung von Events und Mietartikeln, der Abwicklung von Bestellungen sowie der Dokumentation von Fahrzeugübergaben und Fahrzeugschäden. Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Vertrags bzw. vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und in unserem berechtigten Interesse an einer geordneten, nachvollziehbaren Auftragsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Hosting und Datenbank

Das Portal wird bei professionellen Dienstleistern betrieben (Lovable / Lovable Cloud, Bereitstellung über das Netzwerk von Cloudflare, Inc.; Datenbank und Dateispeicher über Supabase, Inc.). Dabei werden insbesondere IP-Adressen, technische Zugriffsdaten (Browser, Zeitpunkt, aufgerufene Seite) sowie alle im Portal eingegebenen Inhalte auf deren Servern verarbeitet. Die Dienstleister verarbeiten die Daten nur in unserem Auftrag. Soweit dabei Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. der EU-Standardvertragsklauseln.

4. Benutzerkonto und Anmeldung

Für die Nutzung ist ein Konto erforderlich. Wir verarbeiten E-Mail-Adresse, Passwort (nur verschlüsselt gespeichert), Vor- und Nachname, Rolle (Admin, Kunde, externer Mitarbeiter) sowie den Freigabe- und Sperrstatus. Neue Registrierungen werden erst nach Prüfung durch einen Administrator freigeschaltet. Zur Bestätigung der E-Mail-Adresse und zum Zurücksetzen des Passworts versenden wir systembedingte E-Mails.

5. Events, Artikel und Bestellungen

Wir speichern die von Ihnen angelegten Events (Titel, Datum, Ort, Adresse, Notizen), ausgewählte Artikel und Mengen, Bestellungen mit Bemerkungen und Dateianhängen sowie den Namen der bestellenden Person. Zu Bestellungen erzeugen wir Benachrichtigungen im persönlichen Posteingang der Beteiligten.

6. Erkennung von Bestellungen aus Text und Sprachnachrichten

Wenn Sie die Funktion „Bestellung erkennen“ nutzen, werden der eingegebene Text bzw. die hochgeladene oder im Browser aufgenommene Sprachnachricht an den KI-Dienst Lovable AI Gateway übermittelt und dort mit Hilfe von Modellen der OpenAI, L.L.C. (USA) in Text umgewandelt und ausgewertet. Die Aufnahme startet erst, wenn Sie sie aktiv beginnen und den Mikrofonzugriff im Browser erlauben. Die Sprachaufnahme selbst wird von uns nicht dauerhaft gespeichert; gespeichert wird nur die von Ihnen geprüfte und bestätigte Bestellung. Bitte nennen Sie in Sprachnachrichten keine unnötigen personenbezogenen Daten Dritter.

7. Adressvorschläge (Google Maps)

Bei der Eingabe einer Event-Adresse werden die eingegebenen Zeichen über unseren Server an die Google Maps Platform (Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Muttergesellschaft Google LLC, USA) übermittelt, um Adressvorschläge anzuzeigen. Ihre IP-Adresse wird dabei nicht direkt an Google weitergegeben. Die Nutzung ist freiwillig; die Adresse kann auch manuell eingegeben werden.

8. Fahrzeuge, Übergabe- und Schadensprotokolle

Für Übergabeprotokolle verarbeiten wir die Namen von Übergeber und Empfänger, Zeitpunkt, Kilometerstand, Akkustand, Zubehör, Hinweise auf Schäden, Fotos und die handschriftlichen Unterschriften (als Bild). Für Schadensmeldungen verarbeiten wir Fahrzeug, Schadensstelle, Schweregrad, Datum, Beschreibung, Fotos und den Namen der meldenden Person. Diese Daten dienen der Beweissicherung und der Abwicklung möglicher Schadensfälle (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Fotos werden in einem nicht öffentlichen Speicher abgelegt und nur über zeitlich begrenzte Links angezeigt. Bitte achten Sie darauf, dass auf Fotos keine unbeteiligten Personen oder fremden Kennzeichen erkennbar sind.

9. Lokale Speicherung im Browser

Das Portal setzt keine Analyse- oder Werbe-Cookies und kein Tracking ein. Im lokalen Speicher Ihres Browsers werden lediglich die Anmeldesitzung und die gewählte Sprache abgelegt; dies ist für den Betrieb technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

10. Empfänger und Zugriffsrechte

Der Zugriff ist nach Rollen beschränkt: Kunden sehen Events, Inventar und Bestellungen; externe Mitarbeiter sehen ausschließlich Fahrzeuge, Schäden und Übergabeprotokolle; Administratoren haben Zugriff auf alle Daten. Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Vertragsabwicklung (z. B. an den Auftraggeber oder Versicherer im Schadensfall) erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten, solange dies für die Zusammenarbeit erforderlich ist. Kontodaten werden nach Ende der Zusammenarbeit gelöscht. Bestellungen, Protokolle und Schadensmeldungen bewahren wir auf, solange Ansprüche daraus geltend gemacht werden können, sowie im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre nach HGB/AO). Stornierte Bestellungen können von Administratoren endgültig gelöscht werden.

12. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Zugriffe werden durch Anmeldung, Rollen und Zugriffsregeln in der Datenbank abgesichert. Ein lückenloser Schutz vor Zugriffen Dritter kann bei der Datenübertragung im Internet jedoch nicht garantiert werden.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft. Wenden Sie sich dazu an die oben genannte verantwortliche Stelle.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse beruht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

14. Pflicht zur Bereitstellung

Die Angabe von E-Mail-Adresse und Name ist für die Nutzung des Portals erforderlich. Ohne diese Daten ist eine Freischaltung nicht möglich.